Word中文档的修订功能怎么用

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以前在word中编辑文档时，经常要把一些修改过的地方标注起来，怕到以后忘记是哪里进行了修改，而且文档一旦存盘退出，那一些删除的内容就不能恢复了，如果你想来恢复一些内容也是不可能的，因为此时用恢复命令已无效了。

其实我们可以通过word的修订功能来完全避免这种情况的发生，那么word中文档的修订功能怎么用?

方法/步骤

领导

1、 切换修订功能的开关状态。

打开文档，依次点击 审阅 选项卡 修订 组 修订 按钮，点击后该按钮底色由白色变成有色(具体颜色根据系统主题确定)。

也可以通过按下 Ctrl + Shift + E 键盘组合键，实现对修订功能的启用;再按一次，则关闭修订功能。

2、现在对文档进行增删改操作，word 将会记录下操作内容并以批注框的形式展示出来;被修改的行左侧，还会出现一条竖线，提示该行已被修改。

3、 切换修订标记的显示位置。

默认状态下，word 使用批注框的方式呈现修订标记。可以切换这种呈现方式，将其改为嵌入式。

方法：依次点击 审阅 选项卡 修订 组 批注框 按钮，在下拉菜单中选中 以嵌入方式显示所有修订 。

4、现在，文档右侧的修订框消失，修订标记改为在文档内以嵌入的方式显示。

5、 切换修订标记的显示状态。

如果觉得文档的修订状态看起来有点混乱，可以对修订标记状态进行切换。

方法：依次点击 审阅 选项卡 修订 组修订标记显示状态列表框，有四种状态： 显示标记的最终状态;最终状态;显示标记的原始状态;原始状态。 各自含义显而易见。

6、比如，在最终接受或拒绝修订之前，想预先看一下文档在修订后的真实状态，只要点击上述 最终状态 列表项，所有修订标记将被隐藏，文档界面看起来整洁清爽了许多。

需要注意的是，上述切换仅为显示状态的切换，而 没有真正改变 文档的修订状态。如，切换到最终状态后又对文档进行了修订，再切换回显示标记的最终状态时，新修订的内容仍会以修订标记的形式呈现。

7、 切换不同修订者修订标记的显示状态。

如果文档经过不同的修订者修订，word 会为不同修订者的修订标记应用不同颜色的边框，以示区分。如图，该文档经过两位修订者的修订，他们的修订标记分别以红色和蓝色两种颜色的边框进行区分。

8、如果想一次只看其中一位修订者的修订标记，可以这样切换： 审阅 选项卡 修订 组 显示标记 按钮 审阅者 ，然后取消某位修订者前面的复选对勾。

9、被取消显示的修订者所做标记，将从页面右侧消失;没有取消显示的则继续保留。

10、 删除某位修订者的修订标记。

按照上述操作，隐藏某位修订者的修订标记，然后审阅选项卡更改组拒绝按钮下拉列表拒绝所有显示的修订。

11、在拒绝所有显示的修订之后，再将隐藏的修订标记切换为显示，则该修订者的修订标记被保留。

12、 接受全部修订形成终稿。

当所有修订标记都确认完毕(不需要的修订也进行了删除)，则可以点击审阅选项卡更改组接受按钮下拉列表接受对文档的所有修订，形成终稿。

注意，在通过邮件等途径发出终稿前，记得关闭修订功能按钮(参考第 1 步骤)，避免终稿接收者在对文档进行修改时产生困扰(考虑到并不是所有的领导都熟悉文档修订功能)。

word中文档的修订功能可以帮助你在编辑文档时跟踪更改。要使用修订功能，首先打开需要编辑的文档，然后在“审阅”选项卡中点击“修订”。这样，文档中的任何更改都会被标记出来，包括插入、删除、格式更改等。

如果你想接受或拒绝某一项修订，可以在“审阅”选项卡中使用“接受”或“拒绝”按钮。点击“接受”会将修订内容应用到文档中，而点击“拒绝”则会忽略该修订。

此外，“审阅”选项卡中还提供了“显示标记”按钮，你可以通过它来控制是否显示文档中的修订标记。点击“最终”按钮可以查看所有修订后的最终版本。

如果你需要结束修订并隐藏所有标记，可以在“审阅”选项卡中选择“最终：显示全部标记”或“最终：隐藏所有标记”，然后选择“接受所有修订”或“拒绝所有修订”来决定如何处理这些更改。