如何利用Excel电子表格缩放打印

Excel

小贾碰到了一个难题，事先编辑好的一张excel表格，恰好容纳在一张B4纸上，现在需要将纸型改为A4，但仍要打印在一张纸上，这可让小贾犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到A4的纸面上，实在有些麻烦。于是，小贾选择了一个笨办法，将表格打印到B4纸上，再使用复印机缩小到A4纸上。

其实，当遇到这样的问题时，大家不必如此兴师动众，因为我们有以下简单的处理方法。

第一招：让excel按照纸张的宽度和高度打印

1.启动excel，打开需要的工作簿文件，单击相应的工作表。

2.在文件菜单上，单击页面设置，再单击页面选项卡。

3.在纸张大小框中，将原来的B4设置为A4，然后在缩放栏下，选中调整为，将页宽和页高两个输入框中的数字都设为1(图1)。

图1

4.单击确定按钮。

现在，再打印这张excel表格，一张A4纸即可容纳下整个表格内容了。实际上，在进行上述设置后，excel会按照需要缩小打印图像和文本。具体的缩小百分比，可以通过打开页面设置对话框，在页面选项卡上的缩放比例框中查看。如果文件中有手动分页设置，那么在使用调整为选项后，它们将被忽略。

第二招：让word按纸张大小缩放打印

小贾遇到的问题是excel表格的缩放打印，如果你编辑的word表格遇到了同样的问题，解决的办法与excel有所不同。具体方法如下：

1.启动word，打开需要的文档。

2.在文件菜单中，单击打印命令。

3.在缩放栏的按纸张大小缩放框中，选择A4纸型(图2)。

图2

4.单击确定按钮。

当为了打印而缩放文档时，改动只发生在打印时，word并未更改文档本身的设置，这一点与excel不同，因为excel同时改变了对工作表的设置。对word而言，上述过程仅调整本次打印的文档比例。若要以这种方式调整所有打印时段的文档比例，可在工具菜单上单击选项，然后单击打印选项卡，选中允许重调A4/Letter纸型项。

第三招：让打印机自动按纸张大小打印

或许，你编辑表格所用的软件没有提供缩放打印的功能，比如有的财务软件生成的B4纸型的会计报表怎样打印到A4纸上呢?此时，我们可以直接求助所用的打印机，将打印机设置为缩小打印。现在，我们以EPSON Stylus Photo 1290打印机(操作系统为Windows XP SP2)为例进行说明。

1.单击开始，选择设置，单击打印机和传真。

2.右键单击EPSON Stylus Photo 1290打印机，然后选择快捷菜单中的属性。

3.在常规选项卡中单击打印首选项按钮。

4.进入版面选项卡，勾选缩放项，同时选中充满，然后在输出纸张尺寸框中选择A4纸型。

5.依次单击确定按钮，关闭各个对话框。

经过上述设置之后，当进行打印时，系统将自动对打印的内容进行缩放以便将它打印在A4纸上。特别要提醒大家的是，如果以后不需要将打印内容缩放到A4纸上，需要按上述操作取消对缩放项的选择，否则打印机将一直进行缩放打印。

将文档进行缩放打印既省去了调整的麻烦，又能够减少纸张的浪费，何乐而不为呢?