告知函怎么写？

书面告知函一般包括：首部、正文、结尾、结束语、结尾落款五个部分。

一、首部

一般写明告知函的标题、主送单位名称。

二、正文

正文一般分成开头、正文两个部分。开头一般写明函件的主题原因。正文再对主题进行详细的解释说明。

三、结尾

一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函等。

四、结束语

通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

五、结尾落款

落款一般写明发文单位名称、发文时间。

扩展资料

函件的作用：

“函”有下列三方面的作用：

(一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导。

(二)询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。

(三)向有关主管部门请求批准。如《民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的。

告知函的写法通常包括以下几个部分：标题、发函方信息、收函方信息、正文、结尾和落款。

标题：告知函的标题要明确，比如“关于XX事宜的告知函”。

发函方信息：包括发函方的全称、地址、联系方式等。

收函方信息：包括收函方的全称、地址、联系方式等。

正文：这是告知函的核心部分，需要详细说明告知的事项、原因、可能产生的影响等。需要注意语言要清晰准确，避免歧义。

结尾：通常是对收函方的期望或者下一步的行动建议。

落款：包括发函方的全称、发函人姓名、日期等。

示例：

标题：关于延期交货的告知函

XX有限公司

地址：XXXXXX

电话：XXXXXX

XX年XX月XX日

尊敬的Y有限公司：

您好！我们是XX有限公司，由于近期生产环节遇到一些意料之外的问题，我们无法按照原计划在XX月XX日前向您提供合同编号为YYYY的产品。经过我们内部的讨论和安排，我们预计可以在XX月XX日前完成交货。我们深感歉意，延误了交货期，这对您的工作带来了不便。为了减少给您带来的损失，我们将加快生产进度，争取早日完成交货。我们也会尽快与您联系，详细说明相关情况。

感谢您的理解和支持！

此致,

敬礼!

XX有限公司

XX年XX月XX日