Excel如何切换视图工具栏命令快速显示所需数据列

Excel

对于一个包含许多数据列的excel工作表而言，用户往往希望只显示对自己有用的部分数据列，同时隐去不需要的数据列。同时不同用户对所要求显示的数据列往往又是不相同的。

例如，对于一张包含多个科目的学生成绩表，语文老师可能只想看语文成绩，数学老师可能只想看数学成绩。但是，由于多个科目的成绩都汇总在一起，这就会给老师查看单科成绩造成不便。如果能针对不同用户的需求，快速地隐去用户不需要的数据列，只留下用户需要的数据列，这样，用户就能很轻松地将注意力集中在所需的数据上。

把不需要的数据列隐藏起来就行了。如果每个用户每次查看都通过手动隐藏和取消隐藏数据列来操作，那就太麻烦了。不过，借助excel的视图和宏就能轻松解决这个问题。下面就以一张包含多个科目的学生成绩表为例介绍具体的实现方法。

第一步：创建用户视图

首先，在excel中打开学生成绩工作表(如图)。我们先来设置语文视图，这个视图中只显示语文成绩。选中除学号、姓名和语文数据列以外的所有数据列，用右键单击选中数据列标题，在弹出的菜单中选择隐藏命令。

这样，工作表中就只剩下了语文成绩了。接着，依次单击视图-视图管理器命令，进入视图管理器对话框。单击添加按钮，在 名称框中输入ChineseView(如图)，单击确定按钮返回，语文视图就创建好了。重复上述步骤，创建其他所需视图。

第二步：录制视图切换宏

视图创建好后，虽然可以通过视图管理器进行切换，但是，每次这样操作就显得太繁琐。因此，可将切换视图操作录制成宏以减少切换操作步骤。我们先来录制查看语文视图的宏。依次单击工具-宏-录制新宏，在宏名中输入查看语文，单击确定按钮开始录制宏(如图)。

接着，单击视图视图管理器，进入视图管理器。在视图列表中选中ChineseView并单击显示按钮。最后，单击停止录制按钮完成宏的录制。这样，查看语文视图的宏就录制好了。重复上述步骤，依次录制其他所需的宏。

第三步：创建视图切换按钮

宏录制好了，我们还要为这些宏创建一个工具栏及相应的命令按钮。否则，每次都要使用宏对话框来运行宏还是不方便。用右键单击工具栏任意处，在弹出的菜单中选择自定义命令。在打开的自定义对话框中，切换到工具栏标签页，单击新建按钮。在工具栏名称框中输入切换视图，单击确定按钮。

此时，在自定义对话框边上会出现一个切换视图工具栏。这就是我们刚才新创建的工具栏。接着，在自定义对话框中，切换到命令标签页，在类别列表中选择宏，将右侧命令列表中的自定义按钮拖放到切换视图工具栏中。用右键单击刚拖放过来的自定义命令按钮，在命名框中输入查看语文对其进行重命名，并选择总是只用文字(如图)。

再次用右键单击自定义命令按钮，选择指定宏命令，在弹出的对话框中，选择查看语文宏，单击确定返回自定义对话框。重复上述步骤，为其他宏也创建相应的命令按钮。最后完成的切换视图工具栏如图所示。

至此，整个工作就算做完了。以后，要查看某个科目的成绩时，只要单击切换视图工具栏上相应的命令按钮，就能快速切换到只显示某个科目成绩的视图。使用该技巧，我们还可以帮助财务、工程技术等人员在一大堆数据中快速找到自己需要的数据。