领导要业务合同管理系统，我该如何着手？

领导

题主莫急，我来了。既然使用过生产类与财务类软件，就该深知软件系统的价值和意义，不管是过程还是结果，都能很好地把控与优化。就我们个人而言，各类系统已经相当普及了。领导选择从合同管理业务入手是很明智的。业务大多靠合同体现，销售与采购都需以数据为凭、实施落地为基，合同作保障，把合同管理好了，业务就不会混乱。捋清业务流程各环节状况，才能腾出更多时间开发新业务；弄清运营各部分成本，才会节约更多成本，使企业更具活力。现在很多软件系统都比较成熟，适合中小企业团队的系统也不少。我们也是规模不大的中小企业，有经验教训，想分享给您。一般而言，老板最在意两点。其一为数据信息安全，业务数据信息录入系统尤其是云服务系统时，是否会瘫痪或泄露。二是系统使用成本，价格若太离谱，许多企业依旧用不起。系统软件的使用方面，管理层更在意功能是否适用、推广能否落实。不少软件功能固定，基本无法调整。即便能改，费用也极高，团队要花时间精力适应，推不动钱就打水漂了。员工们通常先看系统操作麻不麻烦，是否会增加很大工作量，省事是首要考量因素。二是系统流程逻辑是否符合团队管理习惯很关键，辅助提醒和数据统计等功能能否让人省心也很重要。极效管理系统（合同助手）属于合同业务流程管理软件，主为业务部门服务。它以采购和销售合同为根基，把销售、采购、仓库、财务等业务串联起来，还涵盖财务的收付款与发票管理。其主要功能包括客户管理、商机立项管理、合同管理、预算管理、项目管理、库存管理、工单服务管理等，还有各类业务报表，能直观反馈和呈现日常业务进度与结果。

优势：有长期免费功能，像合同基础信息管理、查询、提醒、收付款发票管理之类的。B. 功能可按需定制、调整，让软件更适配业务流程，还能进行本地部署。与钉钉对接，手机端可查看操作，方便管理层快速审批。

劣势：在管理软件领域，它还是新兴企业，不像金蝶、用友那样知名。不过，通过我和其产品经理的交流，他们有许多大中型企业相关的案例经验。B. 主要管理合同、生产、工程、贸易等方面，财务、人事方面管理功能较少。C. 项目实施要有专人负责业务梳理与协调，且需定时反馈需求落实状况。

合同

飞书本是字节跳动内部的云端在线文档编辑平台，2020年为居家办公提供便利而对外开放，企业用户注册后可在电脑和手机端操作。像项目管理、客户服务、综合人事、企业文化、目标绩效、培训学习、敏捷开发、财务工具、法务工具、电子合同等，可同步对齐团队OKR，使个人与集体目标统一。

优势：字节跳动旗下，用户众多，使用多年，有不错的应用基础。团队管理模块很齐全，系统办公部分也成熟，能够直接使用。C. 团队目标与日常管理细化且专业，有可借鉴之处。

劣势：现有的自带功能多面向团队管理，其他大多要向第三方付费。B. 较依赖网络，多人在线或电脑配置低时，易卡顿甚至卡死。C. 团队管理功能细分繁杂，大型企业适用，中小企业用着如同鸡肋。财务相关人员可以了解一下用友软件旗下的畅捷通·好会计。这是专门面向小微企业的云财务SAAS版系统，能借助PC、手机、微信端，对现金银行、发票、往来、报税、经营分析等进行管理，很专业。其核心功能包括基础凭证、出纳管理、管理分析、固定资产、结转、财务报表、税务管理和发票管理等。具备人机交互、大数据分析、报税机器人、税务智能检测、图表化财务管理、行业数据对比等辅助功能。

优势：A.是‘用友’旗下产品，品牌效应较好，有较高的知名度。B.在功能上也比较专业，可对接飞书、企业微信、钉钉等。C.涉足行业较广，拥有众多项目案例与广泛的使用基础。

产品存在的不足：不支持定制，功能固定，而且定制的费用高得离谱。B.为云部署的SaaS版，不支持买断，无法进行本地部署。C.按人数与时间收取年费，长远看累计成本较高。

我们自己找软件时，见识、试用、对比过很多系统软件。有的徒有其名，有的生搬硬套，有的系统功能尚停留在概念阶段。总之好坏掺杂，得擦亮自己的眼睛。上面几个系统是我们使用后总结的，比较实用且性价比高。当然，还有其他系统，在此就不一一列举了。

若要通过合同管理系统做好业务管理以提升工作质效，不能仅依赖软件系统，还需注意以下方面：系统功能与每位使用者息息相关，这并非老板一人之事，也不只是管理层的事，更不能全推给软件服务商独自蛮干。而是使用团队需共同努力之事，系统梳理的过程也是业务优化的过程，对所有人都有好处。这可从两方面加以关注。部分软件除初始费用外，还有云服务费、维护费、实施费等后期费用，按人数和时间收取，累计起来压力不小；此外，要避免数据绑架，买断软件可减少这种隐患。软件安装使用时，最好让软件服务方的技术工程师全程参与。很多功能的技术问题销售人员无法解决，沟通起来也困难。所以要以技术入群的方式做售后维护，把服务贯彻始终。