文件合同档案多，适用的管理系统有哪些？

公司

曾做多年公司行政人员，对题主的问题感同身受。很多文件资料是公司重要档案，必须妥善保管。特别是一些业务合同，公司业务通常按项目划分。一个项目周期短则半年，长则数年，其间还会有许多意想不到的变化。老员工能知晓一些关键信息，可团队里很多新人得查看历史文件、资料数据等，才能了解项目情况。我曾经负责管理档案室。每次有新人来找我要纸质或电子版文档，我就头疼。一方面查找耗时久，看完还得逐一归位；另一方面，要是出现文档丢失或者信息泄露的情况，我肯定难辞其咎。后来部门领导向公司高管申请采购合同管理系统，我们才从费时费力且易出问题的事务性工作中解脱出来。市面上管理系统众多，有财务管理、人事管理、仓库管理、生产管理、工程管理的。虽有些含合同管理，但侧重点不同，所以不合适。合同信息（尤其是敏感信息）十分关键。所做项目虽皆为光明正大的对公项目，但部分信息不宜公开，哪怕是内部员工，也需层级隔离，数据库的位置也很重要。我们的项目繁杂，涵盖贸易供货、技术服务、地产运营和投资金融等。业务跨度大，单一类别的软件无法满足，需新增和调整一些个性化软件。能为技术、软件付费，但不能当冤大头。钱花得值不值，有没有实现想要的效果很关键。公司采购的原则是不能只追求大品牌而忽视实用性。秀合同聚焦于智能化管理合同的全生命周期，像合同模板管理、拟定、评审、审批、签署、履约、台账以及数据分析等都涵盖其中。合同履约功能包含及时提醒费用支付与到期情况。

优势：重点在合同模板拟定评审功能，似乎更关注法务条款风险等方面。（2）部署很灵活，若想采用saas部署，单位得有企业微信，可我们通常是用钉钉来做审批工作的。有个人版与企业版可选，功能与价格相应存在区别。

劣势：在线使用版存在局限，得在企业微信上用，公司无企业微信就无法使用，前期不能试用产品功能。价格超我们预算太多，一下子就把我们劝退了。业务管理薄弱，领导打算通过合同管理来规范业务。

合同

该软件从合同管理入手，售前、售中、售后均有对应功能，基于业务角度服务业务部门，而且还有手机端可用。像销售合同、采购合同、总额分析、成本利润统计、客户回款分析等内容，还有档案管理模块，不知是否为题主所需。

优势：功能可优化、定制以贴合管理习惯，且有许多项目案例。有几个业务报表印象深刻，不同于财务报表，是对业务的统计分析。可本地部署数据库，装于公司电脑，断外网后内网仍可使用。

劣势：与知名管理软件企业相比，这是一家新兴企业。和其商务经理沟通后得知，他们也做过许多国企央企、上市公司等大型典型项目案例，且价格也比较合理。主要负责合同与业务管理，财务管理能力弱，财务多职能为业务提供服务。他们对接的负责人要懂业务，需落实需求、梳理业务、捋顺逻辑。

腾讯文档为腾讯旗下办公工具，可多端在线，支持多人团队协作。涵盖文档、表格、幻灯片、收集表、思维导图、流程图等多种类型，可在微信、QQ、企业微信等平台使用，普及度高。核心功能为覆盖常见文档格式，支持多人实时在线协作，可同步编辑、评论、聊天，能云端存储与分享。可随时用手机、电脑等设备访问管理文档、远程分享，还支持智能输入识别，有助于提高办公效率。

优势：网页端与手机端皆能操作，像修改字体格式、查找替换、导出导入等。使用与分享皆便捷，有小程序、APP、网页端等多种形式，便于转发。功能键设计清晰，界面简洁，功能容易查找。

劣势：部分功能尚不完善，像手机端无法对文档评论和修订等。2.功能较为固定，经理只能被动花时间去学习与适应。3.受网速影响，文件大或多人同时使用时，卡顿现象会比较明显。

作为负责选购的人，不管怎么比较，都没有完美的产品，合适的才是最好的。对我们而言，还是要优先考虑领导最关注的问题，例如：公司隐秘采购信息若泄露会很麻烦，届时上面问责，采购软件的办事人也得担责。选择可本地安装、能买断、一次性付费的，其使用成本相对较低。供应商的售后服务方面，软件安装使用后，最好能直接联系技术人员，而非由销售人员在微信群解决问题。很多专业问题销售人员解释不清，拖很久也处理不了，得等对方研发工程师来解决。找到一个适合自家公司、数据安全、使用成本不高且服务好的系统软件并非易事。小马过河才知深浅，这是我们过来人的血泪教训。