备用金怎么做账务处理

备用金怎么做账务处理

备用金，即企业拨付给企业内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。关于备用金，很多财会人员不清楚怎么做账务处理，接下来，小编通过结合例子为大家进行详解。

备用金的会计分录怎么做？

备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项，应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。

1、拨付备用金时：

借：其他应收款——备用金。

贷：银行存款。

2、核准备用金的花费时：

借：费用类账户。

贷：其他应收款——备用金。

3、期末收回备用金时：

借：银行存款。

贷：其他应收款——备用金。

备用金可以看做是内部单位或个人的借款，因此在账务处理上，通过“其他应收款”挂账的方式进行操作。

借款时暂挂“其他应收款”，使用或还款时，冲销“其他应收款”。“其他应收款”借方余额表示尚未清账的备用金额，贷方余额表示企业应支付的金额。

举例说明

例如，员工甲申请备用金50000元，其间使用了6000元并提交了相应的报销单据，使用款项假设为业务招待费用。

员工甲申请备用金时，账务处理为：

借：其他应收款-备用金-员工甲50000

贷：银行存款50000

员工甲报销费用时，账务处理为：

借：销售费用-业务招待费6000

贷：其他应收款-备用金-员工甲6000

这时，“其他应收款-员工甲”的科目余额为借方44000元，表示员工甲未清账的备用金额，当到达备用金使用期限时，员工甲需返还企业44000元，科目余额清平，账务处理为：

借：银行存款44000

贷：其他应收款-备用金-员工甲44000

如果员工甲又报销了一笔差旅费用3000元并提交了报销单据，那么企业还需再支付员工甲2000元，“其他应收款-员工甲”的科目余额清平，账务处理为：

借：销售费用-差旅费3000

贷：其他应收款-备用金-员工甲44000

银行存款2000

备用金的账务处理通常涉及预付款项和现金等价物的科目。首先，企业设置备用金科目，这是一个专门用于记录企业为了日常零星开支而设立的现金或其等价物的账户。

在企业向员工或其他个人预支现金作为备用金时，应根据预支的对象和用途进行账务处理。例如，如果企业向员工预支现金用于差旅费用，应借记“其他应收款-备用金”科目，贷记“现金”科目。

当员工或其他个人归还备用金时，应借记“现金”科目，贷记“其他应收款-备用金”科目。若员工或其他个人报销时使用的金额小于预支的金额，应借记“管理费用”、“销售费用”等相关的费用科目，贷记“其他应收款-备用金”科目，并将剩余的备用金归还，借记“现金”科目，贷记“其他应收款-备用金”科目。

如果员工或其他个人报销时使用的金额大于预支的金额，应借记“管理费用”、“销售费用”等相关的费用科目，贷记“其他应收款-备用金”科目，并借记“其他应收款-备用金”科目，贷记“现金”科目。同时，对于超出部分，应根据实际情况借记“管理费用”、“销售费用”等科目，贷记“现金”科目。

需要注意的是，企业应在定期对备用金进行清理和结算，以确保账目的准确性和及时性。