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在处理一篇较长文档时，阅读和理解其结构和内容是一项困难的任务。然而，使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容概览。通过清晰显示文档的结构，如图6-8所示，我们可以直观地观察到标题和正文文字的不同层次。为了突出文档的整体结构，在需要时可以暂时隐藏部分标题和正文，以便更好地把握整个文档。在创作一篇新文档之前，首先可以在大纲视图中列出提纲和各级标题，并随后根据提纲逐步充实内容。每个标题的左边都有一个符号表示是否带有下一级标题（包括子标题和正文），没有下一级标题则显示为[ ]。正文是除了标题之外的所有段落文字。在大纲视图中，段落左边的小方框表示该段落为正文。正文可以视为最低一级的标题。要查看整个文档的大纲，在大纲视图中切换到该视图方式非常简单：单击【视图】菜单中的【大纲】选项或者水平滚动条上的【大纲视图】按钮即可实现转换。以下是对文档进行组织的两种方法：1. 使用内置标题样式输入标题：在重新组织标题和子标题时，
word会自动为标题设置内置标题样式。您可以选择折叠文档大纲以仅显示需要查看的标题。2. 在大纲样式编号列表中输入标题和子标题：使用文字必须设置为内置标题样式，并为每个标题指定相应的大纲级别。这样就可以建立分层结构的文档，在大纲视图或文档结构图中进行编辑，而不改变原始文字的显示方式。以下是在使用内置标题样式输入文档标题时的具
体操作步骤：1. 建立新文档并切换到大纲视图。2. 根据需要输入各个标题，
word会自动将其设为内置标题样式“标题1”。当您完成一个标题后，按下Enter键即可输入下一个。3. 如果需要将某个级别的标题更改为其他级别，并设置相应的标题样式，您可以利用【大纲】工具栏中的升降级按钮来实现。此外，还可以通过拖动符号或文本前面的小方框来调整：如果希望将某个级别的标题降至较低级别，请向右拖动符号；如果希望将其提升至较高级别，请向左拖动符号。4. 在建立满意的文档组织结构后，切换回普通视图或页面视图以添加详细的内容。
