1.确定会议目的和议程:再开会之前,必须要确定会议的目的和议程,以确保会议的讨论有条不紊,达到预期的效果。
2. 定时限:会议必须有开始和结束的时间,这样可以让与会人员明确时间,避免盘桓。
3. 所有会议参与者都必须做好充分准备,准备好报告、文件、想法和意见。这有助于按计划进行会议。
4. 确定好主持人和记录员:主持人对会议的顺利进行非常重要,因为他们负责时间的掌控和会议议程的执行,记录员可以保存重要的讨论和会议结果,以便对取得的成果进行追踪。
5. 提醒参与者遵守会议的规制:例如,不要在会议中打电话、吃零食或喋喋不休,也不要在会议期间查看电子邮件或其他事项。
6. 激励与会人员积极参与:有时候会出现一些人不敢在会议上表达意见或者观点,此时需要主持人通过提问,引导参与者积极讨论。
7. 会后总结:开会之后总结会议内容并跟踪后续的进展,这有助于确定下一步的计划和对会议结果的反思。
总的来说,开会不是一件简单的任务,需要有一定的规划和领导能力,这样可以提高会议的效率,达到会议的目标。
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